A PREVENÇÃO DO PASSIVO TRABALHISTA ATRAVES DA AUDITORIA

Os altos custos decorrentes de procedimentos trabalhistas mal implantados podem apresentar relevância nos custos das empresas. São várias as empresas que sofrem com a alienação de bens, multas, elevadas indenizações e autuações do Ministério do Trabalho e Emprego.

Os processos trabalhistas e as autuações que as empresas sofrem, acabam gerando gastos indesejáveis causando impacto negativo nos resultados da empresa.

Estas situações, na maioria das vezes, estão ligadas a não observância das Normas e o não cumprimento das obrigações trabalhistas. Devido às constantes mudanças da Legislação Trabalhista e o seu difícil entendimento, ou ainda, por práticas agressivas e antiéticas de contratação e gestão trabalhista, e pela falta de especialização dos colaboradores do Departamento de Recursos Humanos e Departamento de pessoal.

Como a Legislação Trabalhista no Brasil é paternalista, cabendo sempre as empesas o ônus da prova, faz-se necessário que haja uma avaliação dos procedimentos utilizados pelo Departamento de Pessoal.

No Brasil a Legislação Trabalhista é regida basicamente pela Constituição Federal, CLT (Consolidação das Leis trabalhista), convenções coletivas de cada categoria e os enunciados, súmulas, precedentes normativos e as orientações jurisprudenciais dos Tribunais Superiores, entre outras normas.

A auditoria trabalhista é uma atividade especializada independente e de assessoramento da administração, voltada para o exame e avaliação da integridade, confiabilidade dos sistemas estabelecidos, visando assegurar a observância das politicas, metas, planos, procedimentos, leis, normas e regulamentos.

A auditoria trabalhista consiste em um trabalho preventivo e de autoanálise, que auxilia a área de Recursos Humanos na busca da excelência e da execução de suas obrigações e processos organizacionais. A maior característica da auditoria trabalhista é a prevenção e não a fiscalização.

Objetivos e contribuições a serem alcançados com a auditoria trabalhista.

• Autofiscalização da empresa. Não precisa ser multada e pagar a multa para depois tomar providências.
• Diminui erros e prejuízos das rotinas auditadas.
• Na situação de auditoria interna, cria filtro e peneira as tarefas de maior importância, criando órgãos de controle de qualidade do trabalho.
• Funciona como um freio na empresa, para evitar desvios, furtos, pagamentos indevidos e outras irregularidades. A falta de fiscalização no Departamento de Pessoal e Recursos Humanos dá a sensação de desleixo, propiciando pequenos erros, que de inicio são involuntários, porém tornam-se a porta para desvios, fraudes, etc.
• Ferramenta de orientação técnica e assessoramento.
• Prevenção e melhoria da atividade de administração dos funcionários na empesa.

 Com base nesses objetivos e contribuições, pode-se dizer que a auditoria constitui uma importante forma de prevenção e redução de custos e riscos na área trabalhista.

Para as empresas, a auditoria evita a propagação de falhas que podem incorrer em autuações fiscais ou ainda em reclamações trabalhistas, também fornece uma ampla visão dos fatos decorrentes dos procedimentos operacionais e de gestão, que podem ser trabalhados como informação estratégica, servindo como parâmetro de ações corretivas e de melhorias.

Com o trabalho preventivo da auditoria trabalhista, as contingências são identificadas antecipadamente, possibilitando a correção antes de serem questionadas na justiça ou identificadas em uma eventual fiscalização.

Passivo e reclamações trabalhistas.

O passivo representa o conjunto de valores que a empresa tem a pagar a terceiros, geralmente em função de dividas ou compromissos assumidos.

Estas obrigações também estão relacionadas à área trabalhista, dentre as quais podem ser citadas como exemplo: salários a pagar, encargos sociais a recolher, férias e 13º salário, etc. Com a mensuração e o pagamento dessas obrigações têm-se o passivo trabalhista reconhecido ou declarado da empresa.

Por outro lado, caso não haja o cumprimento de algum direito trabalhista ou não seja efetuado o recolhimento dos encargos sociais, a empresa acaba gerando, na maioria das vezes involuntariamente, um passivo trabalhista oculto.   

Dentre as causas que propiciam a formação desse passivo estão a não observação às mudanças na legislação, incapacidade técnica do Departamento de Pessoal, adoção de procedimentos impróprios, entre outros motivos.

Os tipos mais comuns de descumprimento dos diretos trabalhistas são a falta de registro do empregado, falta de anotação de CTPS, falta de pagamento de horas extras, a falta de recolhimento dos encargos sociais sobre a parte variável do salário, entre outros.

A cobrança desse passivo gerado não é imediata. Ele se tornará exigível somente na ocorrência de uma das seguintes situações:

• Proposição de uma reclamação trabalhista junto a Justiça do Trabalho por parte do empregado;
• Fiscalização por parte do MTE (Ministério o Trabalho e Emprego);
• Fiscalização por parte do INSS (Instituto Nacional de Seguro Social);

As fiscalizações realizadas pelo MTE e por parte do INSS ocorrem eventualmente, entretanto, em relação às reclamações trabalhistas, as empresas estão mais vulneráveis a elas e ocorrem periodicamente, conforme número de funcionários, práticas trabalhistas da entidade entre outros motivos.

Fica claro a necessidade do trabalho de auditora na área trabalhista, seja para evitar questionamentos na Justiça do Trabalho ou para não ter que pagar multas e eventuais fiscalizações dos órgãos competentes.