COMO PREVENIR E EVITAR RECLAMAÇÕES TRABALHISTAS

por Marco Antonio*

Na verdade, não existe uma fórmula de impedir que empregados ou ex-empregados acionem seus empregadores ou ex-empregadores na Justiça Trabalhista porque o Direito de ajuizar ações é garantido pela Constituição Federal e é essencial à manutenção do Estado Democrático de Direito.

O que existe são atitudes, mudanças de hábitos que o empregador deve implantar para que se desestimulem ações judiciais aventureiras e sem fundamentos.

Existe uma cultura entre a classe trabalhadora de que se forem demitidos, “devem entrar na justiça para receber os seus direitos”, mesmo na maioria das vezes não sabendo exatamente quais são esses “direitos”, basta que ele acredite que seus direitos não foram cumpridos. E sempre caberá a empresa provar que não infringiu a Legislação.

Existem empresas em que o número de reclamações trabalhistas está bem próximo de zero, e quando ocorre uma reclamatória o reclamante acaba não tendo sucesso nos seus pedidos. São empresas que respeitam os Direitos do trabalhador, e cumprem suas obrigações legais.

O descumprimento da Legislação trabalhista resulta em sérios problemas para as empresas, não só com reclamações trabalhistas, mais também com autuações e multas.

Muitas vezes a empresa só vem saber de procedimentos errôneos depois que ocorrem autuações, e indenizações judiciais. As normas trabalhistas são cheias de detalhes e estão em constantes mudanças, o que na maioria das vezes são de difícil entendimento e aplicação.

O recomendado é que a empresa tenha um bom Departamento de Recursos Humanos, ou que contrate serviços de qualidade de empresas terceirizadas, e que tenha apoio jurídico.

Além disso, a empresa deve realizar com frequência uma auditoria interna, para examinar as formas e procedimentos internos, examinando se os direitos e deveres dos empregados e empregadores estão sendo respeitados, corrigindo procedimentos vulneráveis, prevenindo assim riscos na área trabalhista e consequentemente reduzindo custos.

Em 2005 o TRT (Tribunal Regional do Trabalho) julgou quase 2.000.000 de ações e o MTE (Ministério de Trabalho e Emprego) autuou quase 60.000 empresas com um total de quase 110.000 infrações. Números que cresce a cada ano.

É sempre bom lembrar que para se evitar reclamações trabalhistas não basta somente seguir rigorosamente a Legislação trabalhista, a empresa deve também adotar boas condutas com os seus colaboradores, pois se existir uma relação de confiança e credibilidade, as reclamações tendem a diminuir.

Como visto, não existe uma formula mágica para se evitar reclamações trabalhistas, e sim um conjunto de ações e cuidados que a empresa deve observar habitualmente. A estrita observância das Leis, e uma boa orientação de especialistas na área, além de um bom departamento jurídico são capazes de reduzir o numero de ações contra a empresa, além de se evitar autuações e multas.

01 de março de 2012

*Marco Antonio é especialista em Recursos Humanos e Proprietário da MF3 Consultoria - Assessoria trabalhista.

Fone: 11 95206.5758 – e-mail: marco.agf@hotmail.com

A PREVENÇÃO DO PASSIVO TRABALHISTA ATRAVES DA AUDITORIA

Os altos custos decorrentes de procedimentos trabalhistas mal implantados podem apresentar relevância nos custos das empresas. São várias as empresas que sofrem com a alienação de bens, multas, elevadas indenizações e autuações do Ministério do Trabalho e Emprego.

Os processos trabalhistas e as autuações que as empresas sofrem, acabam gerando gastos indesejáveis causando impacto negativo nos resultados da empresa.

Estas situações, na maioria das vezes, estão ligadas a não observância das Normas e o não cumprimento das obrigações trabalhistas. Devido às constantes mudanças da Legislação Trabalhista e o seu difícil entendimento, ou ainda, por práticas agressivas e antiéticas de contratação e gestão trabalhista, e pela falta de especialização dos colaboradores do Departamento de Recursos Humanos e Departamento de pessoal.

Como a Legislação Trabalhista no Brasil é paternalista, cabendo sempre as empesas o ônus da prova, faz-se necessário que haja uma avaliação dos procedimentos utilizados pelo Departamento de Pessoal.

No Brasil a Legislação Trabalhista é regida basicamente pela Constituição Federal, CLT (Consolidação das Leis trabalhista), convenções coletivas de cada categoria e os enunciados, súmulas, precedentes normativos e as orientações jurisprudenciais dos Tribunais Superiores, entre outras normas.

A auditoria trabalhista é uma atividade especializada independente e de assessoramento da administração, voltada para o exame e avaliação da integridade, confiabilidade dos sistemas estabelecidos, visando assegurar a observância das politicas, metas, planos, procedimentos, leis, normas e regulamentos.

A auditoria trabalhista consiste em um trabalho preventivo e de autoanálise, que auxilia a área de Recursos Humanos na busca da excelência e da execução de suas obrigações e processos organizacionais. A maior característica da auditoria trabalhista é a prevenção e não a fiscalização.

Objetivos e contribuições a serem alcançados com a auditoria trabalhista.

• Autofiscalização da empresa. Não precisa ser multada e pagar a multa para depois tomar providências.
• Diminui erros e prejuízos das rotinas auditadas.
• Na situação de auditoria interna, cria filtro e peneira as tarefas de maior importância, criando órgãos de controle de qualidade do trabalho.
• Funciona como um freio na empresa, para evitar desvios, furtos, pagamentos indevidos e outras irregularidades. A falta de fiscalização no Departamento de Pessoal e Recursos Humanos dá a sensação de desleixo, propiciando pequenos erros, que de inicio são involuntários, porém tornam-se a porta para desvios, fraudes, etc.
• Ferramenta de orientação técnica e assessoramento.
• Prevenção e melhoria da atividade de administração dos funcionários na empesa.

 Com base nesses objetivos e contribuições, pode-se dizer que a auditoria constitui uma importante forma de prevenção e redução de custos e riscos na área trabalhista.

Para as empresas, a auditoria evita a propagação de falhas que podem incorrer em autuações fiscais ou ainda em reclamações trabalhistas, também fornece uma ampla visão dos fatos decorrentes dos procedimentos operacionais e de gestão, que podem ser trabalhados como informação estratégica, servindo como parâmetro de ações corretivas e de melhorias.

Com o trabalho preventivo da auditoria trabalhista, as contingências são identificadas antecipadamente, possibilitando a correção antes de serem questionadas na justiça ou identificadas em uma eventual fiscalização.

Passivo e reclamações trabalhistas.

O passivo representa o conjunto de valores que a empresa tem a pagar a terceiros, geralmente em função de dividas ou compromissos assumidos.

Estas obrigações também estão relacionadas à área trabalhista, dentre as quais podem ser citadas como exemplo: salários a pagar, encargos sociais a recolher, férias e 13º salário, etc. Com a mensuração e o pagamento dessas obrigações têm-se o passivo trabalhista reconhecido ou declarado da empresa.

Por outro lado, caso não haja o cumprimento de algum direito trabalhista ou não seja efetuado o recolhimento dos encargos sociais, a empresa acaba gerando, na maioria das vezes involuntariamente, um passivo trabalhista oculto.   

Dentre as causas que propiciam a formação desse passivo estão a não observação às mudanças na legislação, incapacidade técnica do Departamento de Pessoal, adoção de procedimentos impróprios, entre outros motivos.

Os tipos mais comuns de descumprimento dos diretos trabalhistas são a falta de registro do empregado, falta de anotação de CTPS, falta de pagamento de horas extras, a falta de recolhimento dos encargos sociais sobre a parte variável do salário, entre outros.

A cobrança desse passivo gerado não é imediata. Ele se tornará exigível somente na ocorrência de uma das seguintes situações:

• Proposição de uma reclamação trabalhista junto a Justiça do Trabalho por parte do empregado;
• Fiscalização por parte do MTE (Ministério o Trabalho e Emprego);
• Fiscalização por parte do INSS (Instituto Nacional de Seguro Social);

As fiscalizações realizadas pelo MTE e por parte do INSS ocorrem eventualmente, entretanto, em relação às reclamações trabalhistas, as empresas estão mais vulneráveis a elas e ocorrem periodicamente, conforme número de funcionários, práticas trabalhistas da entidade entre outros motivos.

Fica claro a necessidade do trabalho de auditora na área trabalhista, seja para evitar questionamentos na Justiça do Trabalho ou para não ter que pagar multas e eventuais fiscalizações dos órgãos competentes.

A importância da auditoria preventiva do Depto de Pessoal

O mundo dos negócios é dinâmico. As exigências legais acompanham este dinamismo e as alterações ocorrem a todo instante. Acompanhar a velocidade com que mudam as exigências advindas das leis, instruções normativas, novos procedimentos, etc. constituem-se em autênticos desafios que requerem uma maior responsabilidade e empenho profissional.

Muitas organizações não conseguem acompanhar as mudanças e deixam de atender várias novas exigências, sejam elas tributárias, trabalhistas, previdenciárias, Recursos humanos, tecnológicas, entre outras.

Como princípio de sobrevivência em um mercado tão competitivo, as empresas devem procurar, mais e mais, cuidar de suas atividades fins e direcionar o máximo de esforços para alcançar esse objetivo.

Neste cenário, a auditoria especializada exerce um papel de fundamental importância para as empresas. Os seus resultados, além de se constituírem algo precioso para a tranquilização dos executivos, fornecem preciosas recomendações corretivas e preventivas à exposição da organização face a multas, reclamações e outros dissabores.  Adicionalmente, liberam os gestores para a condução e o gerenciamento dos negócios, permitindo-lhes exercer com eficácia o processo decisório sobre as importantes transações empresariais.     

Muitas empresas já se habituaram às auditorias periódicas e isto lhes tem proporcionado muitos ganhos.

Entretanto o processo de Auditoria não pode se esgotar com a sua realização e apresentação de relatório de erros. Deve incluir a sua mais importante ferramenta, o plano de trabalho, que contempla, sobre cada item em desvio, em não conformidade legal ou que se apresentem vulneráveis a fraudes, manipulações e distorções, um pormenorizado direcionamento para os  procedimentos corretivos e preventivos facilitando a adoção e acompanhamento das ações a serem implementadas. 

Não é uma missão tão fácil, porem necessária e de grande importância, pois, há desvios que podem afetar os resultados operacionais, causarem transtornos administrativos, financeiros, tributários, influir no clima organizacional e prejudicar, direta ou indiretamente, a imagem da empresa e de seus executivos. 

Realizada a auditoria, o resultado será demonstrado em relatório evidenciando toda a fundamentação sobre todos os aspectos, da legislação e da boa gestão empresarial e não somente apontando erros.

O relatório contempla um direcionamento sobre as ações que a empresa deverá adotar. Afinal, as empresas estão subordinadas a mesma legislação, mas, cada uma tem as suas particularidades, políticas, praticas, procedimentos e processos internos, etc., que, de certa forma incorporam-se as relações de trabalho.

Por isso, existem vários caminhos ou mecanismo a serem adotados, fazendo com que cada empresa tenha um modelo de auditoria adequado às suas particularidades.

Apontar problemas ou desvios em uma organização é relativamente simples, no entanto, direcionar os passos a serem dados é o grande diferencial de uma auditoria interna eficaz em recursos humanos.